Quand votre service comptable croule sous les PDF et que l’idée d’envoyer des factures au format papier vous fait frissonner, TSC Expert entre en scène. Spécialiste Odoo, TSC Expert accompagne les entreprises dans la mise en place de la facturation électronique, la configuration des flux EDI et l’intégration du réseau Peppol. Grâce à son expertise, vous pouvez émettre et recevoir des factures structurées, piloter vos échanges de données et garder le contrôle de votre comptabilité, le tout sans stress. Voici un guide complet, pas à pas, pour configurer, créer et gérer vos documents électroniques avec Odoo, en toute sérénité.
Activer et configurer le module facturation électronique
Pour démarrer, ouvrez votre instance Odoo et rendez-vous dans le menu Applications. Recherchez “facturation électronique” puis installez le module. Vous n’avez qu’à valider la licence et patienter quelques secondes. Ensuite, dirigez-vous vers Comptabilité › Configuration › Paramètres. Vérifiez que vos mentions légales (numéro de TVA intracommunautaire, code pays ISO) sont correctement paramétrées. Un mauvais code peut faire échouer l’envoi ou générer une erreur de format. Assurez-vous aussi que vos profils d’utilisateur disposent des droits pour consulter et modifier la configuration.
Sélectionner le format d’échange
Odoo supporte plusieurs standards : EDI direct via prestataire, réseau Peppol, envoi de PDF+XML par e-mail. Vous pouvez, selon vos besoins, activer l’un ou l’autre. Dans Comptabilité › Paramètres, cochez les options “Utiliser EDI” et “Peppol” – puis renseignez vos identifiants auprès du fournisseur choisi. Une fois ces étapes franchies, testez l’envoi d’une facture de démonstration. Vous recevrez un accusé de réception consultable dans le journal d’envoi, ce qui confirme la liaison.
Créer une facture électronique conforme
Générer une facture structurée ne prend que quelques clics : dans Facturation › Créer, sélectionnez votre client, ajoutez vos produits ou services, précisez les taux de TVA, puis cliquez sur “Envoyer en électronique”. Odoo convertit vos éléments en un fichier XML aux normes UBL ou EDIFACT et transmet le tout via le canal choisi. Votre client reçoit ensuite un lien sécurisé pour télécharger ses factures ou un message Peppol si vous utilisez ce réseau. Le suivi de paiement s’effectue directement dans le module, sans ressaisie manuelle.
Intégrer la réception des factures fournisseurs
La facturation électronique n’est pas réservée à la vente. Vous pouvez importer vos factures fournisseurs reçues au format EDI ou Peppol. Activez l’import automatique dans Achats › Factures fournisseurs, puis spécifiez votre canal de réception. Odoo récupère les données XML, associe chaque ligne à vos commandes d’achat et prépare la validation. Un simple clic suffit pour rapprocher les montants et les références, et un deuxième pour valider. Cette automatisation réduit drastiquement le temps de saisie et limite les erreurs de transcription.
Configurer Peppol étape par étape
Le réseau Peppol facilite l’échange transfrontalier. Commencez par vous inscrire auprès d’un point d’accès agréé. Vous obtiendrez un identifiant unique (GLN ou ID national). Dans Odoo, ouvrez Comptabilité › Paramètres Peppol et saisissez ce code. Vous pouvez ensuite tester l’envoi vers un partenaire d’essai pour valider la configuration. Une fois en production, Peppol prend en charge les spécificités locales de chaque pays : mentions obligatoires, schémas de TVA, structure de document.
Vérifier la traçabilité et les statuts
L’un des atouts majeurs d’Odoo : la traçabilité intégrée. Pour chaque facture électronique, ouvrez le journal d’envoi ou de réception. Vous y consultez l’état (accepté, en erreur, en attente) et l’historique complet avec date, heure et messages du réseau. Cette transparence vous permet d’intervenir rapidement en cas de rejet – il suffit souvent de corriger un code pays ou une date erronée et de renvoyer.
Astuces pour éviter les blocages
Quelques conseils tirés du terrain :
- Toujours vérifier le format des numéros de TVA au format européen (ISO 3166-2) pour prévenir les rejets.
- Préfixer vos factures électroniques avec un code clair (FE_2026_001) facilite la recherche et la réconciliation.
- Limiter les pièces jointes : certains canaux n’acceptent qu’un nombre restreint de documents (généralement pas plus de trois).
Ces bonnes pratiques, mises en place dès le démarrage, vous feront gagner un temps précieux.
Sécuriser les données et respecter la législation
La facturation électronique touche à des données sensibles. Odoo utilise un chiffrement SSL pour protéger vos informations. Pensez à maintenir votre instance à jour, à sauvegarder régulièrement vos certificats EDI et à archiver vos factures pendant la durée légale (souvent dix ans). Ces précautions garantissent la conformité lors d’un contrôle fiscal et vous évitent tout risque juridique.
Sécuriser les données et respecter la législation
La facturation électronique touche à des données sensibles. Odoo utilise un chiffrement SSL pour protéger vos informations. Pensez à maintenir votre instance à jour, à sauvegarder régulièrement vos certificats EDI et à archiver vos factures pendant la durée légale (souvent dix ans).
Ces précautions garantissent la conformité lors d’un contrôle fiscal et vous évitent tout risque juridique.
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Intégrer le suivi comptable automatisé
Une fois la facture émise ou reçue, Odoo propose un rapprochement bancaire automatique. Vos relevés sont importés et les transactions sont associées aux factures grâce aux références structurées dans le XML. Vous obtenez une comptabilité à jour, sans ressaisie fastidieuse. Le suivi de la TVA s’en trouve accéléré et vous pouvez générer vos déclarations en quelques clics.
Prochaines étapes pour aller plus loin
Une fois la facturation électronique prise en main, TSC Expert vous invite à découvrir d’autres modules Odoo parfaitement complémentaires : la gestion des abonnements pour automatiser vos contrats récurrents, la facturation multi-devises pour élargir votre clientèle internationale ou encore l’automatisation des relances pour sécuriser vos encours. Chaque fonctionnalité se greffe naturellement à votre environnement existant, toujours sous l’œil avisé de TSC Expert, pour une gestion zéro papier et une communication parfaitement fluide avec vos clients et fournisseurs.
Vous détenez maintenant toutes les clés pour activer, tester et déployer votre solution de facturation électronique et EDI sous Odoo. Pour franchir rapidement cette étape et bénéficier d’un accompagnement sur mesure, contactez dès aujourd’hui TSC Expert : nos consultants se tiennent prêts à configurer, former vos équipes et optimiser chaque processus de votre comptabilité. Ensemble, allégez votre charge administrative et renforcez la fiabilité de vos échanges financiers.
FAQ
La facturation électronique est-elle obligatoire pour toutes les entreprises ?
Depuis plusieurs années, de plus en plus de pays européens généralisent la facturation électronique, d’abord en B2G puis en B2B. Odoo prend en charge ces évolutions : que votre société soit soumise à l’obligation ou non, vous générez vos factures électroniques dans le format requis (UBL, EDIFACT ou Peppol). Vous anticipez ainsi les prochaines échéances réglementaires sans effort supplémentaire.
Comment Odoo gère-t-il les différents formats et standards EDI ?
Odoo propose un module unique capable de produire et de consommer plusieurs formats : export XML UBL, EDIFACT ou envoi via le réseau Peppol. Vous sélectionnez simplement le canal souhaité dans les paramètres, puis Odoo adapte la structure des données et les mentions légales (TVA, codes pays) automatiquement. En cas de mise à jour de normes, une nouvelle version du module assure la compatibilité.
Puis-je changer de prestataire EDI ou de point d’accès Peppol sans perturber mes envois ?
Absolument. Odoo centralise votre configuration EDI dans un seul écran. Si vous migrez vers un autre service, il suffit de modifier vos identifiants et URL dans la section Comptabilité › Facturation électronique. Vos factures en attente seront alors routées selon les nouveaux paramètres, sans devoir recréer chaque document.